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特变电工审计部档案管理办法

第一章 总则

第一条 为了规范审计档案管理，维护审计档案的完整与安全，保证审计档案的质量，发挥审计档案的作用，根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国审计法》和《特变电工档案管理制度》，制定本办法。

第二条 本规定所称审计档案，是指进行审计（含专项审计调查）活动中直接形成的对公司具有保存价值的各种文字、图表等不同形式的历史记录。审计档案是公司档案的组成部分。部门档案指内部日常管理产生的历史记录。

第三条 本管理办法适用于公司审计监察部及所有派出审计机构。

第二章 组织机构和职责

第四条 公司总经办归口管理档案工作，公司审计部部长助理及内勤人员具体负责审计部档案管理工作，公司审计部和总经办在各自的职责范围内开展审计档案工作，在业务上接受总经办的指导和检查。

第五条 公司审计部与派出审计机构按审计范围开展档案管理工作，派出审计机构作为档案管理二级部门隶属公司审计部，接受公司审计部的指导和检查。

第六条 公司审计部档案管理人员的基本职责

1.执行档案工作的政策规章，建立、健全审计体系档案管理的制度；

2.负责对审计体系内不同类型档案的分类、立卷、归档工作并对进行指导、监督和检查；

3.负责登记归档资料及管理，积极开发档案资料信息资源，为各项工作提供必要的服务；

4.认真贯彻执行《中华人民共和国保守国家秘密法》，做好保密工作，确保档案机密安全性；

5.落实档案交接工作，规范转岗或离职人员档案交接工作，确保档案管理的连续性和完整性。

第三章 审计档案

第七条 审计档案质量的基本要求是：审计项目文件材料应当真实、完整、有效、规范，并做到遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件材料之间的有机联系，区别不同价值，便于保管和利用。

第八条 审计文件材料应当按照结论类、证明类、立项类、备查类4个单元进行排列。

第九条 审计文件材料归档范围（详见归档文件目录）：

（一）结论类文件材料：审计项目形成的审计报告、管理建议书等结论类报告以及公司领导的批示情况说明，包括但不限于相关审计业务会议记录、纪要、被审计对象对审计报告的书面意见、审计组的书面说明等。

（二）证明类文件材料：被审计单位承诺书、审计工作底稿汇总表、审计工作底稿及相应的审计证据等。

（三）立项类文件材料：公司领导的指令性文件、与审计事项有关的举报材料及领导批示、调查了解记录、审计实施方案及相关材料、审计通知书等。

（四）备查类文件材料：被审计单位整改情况、该审计项目审计过程中产生的信息等不属于前三类的其他文件材料。

第四章 部门档案

第十条 部门档案管的基本要求是：真实、完整和连续性，有利于部门查询及管理。

第十一条 部门档案建议按照报告类、团队建设类、日常评审类、内控建设类、风险监测类5个单元进行排列。

第十二条 审计文件材料归档范围：

类别

二级目录

内容

报告类

公文函件类

请示、通知、函

领导批示

公司领导、总办、产业集团督察督办类

专项审计报告

管理类、内控类、工程类（含公司安排及主动开展）等

团队建设

考勤类

汇总

绩效类

月度总结及计划、季度总结及计划、年度总结及计划

部门制度

所有制度

人事管理

招聘、面试记录、简历、试用期评价、转正记录、花名册

培训档案

直接培训资料

培训效果

培训总结及计划

日常评审

经营管理类

日常评审中需要留存的重大事项资料

工程审计类

内控建设

跟踪检查

内控缺陷

日常管理

制度修订、新增

重大专项

按专项安排

风险监测

风险清单

风险监测台帐（日常审批发现、公司内部纪检案例等）

跟踪记录

跟踪台帐

第五章 档案的立卷和归档

第十三条 档案立卷归档程序适用于总办和公司审计部根据档案重要性要求归档的文件。

第十四条 审计文件材料按审计项目立卷，不同审计项目不得合并立卷。审计文件材料归档工作实行审计项目组组长负责制。

第十五条 立卷程序：

1.分类排列：将当年的档案按年度、项目进行分类组合后，对卷内文件材料应按照结论类、证明类、立项类、备查类进行排列。

2.编写卷内文件页号：编写页号一律用铅笔，页号位置为正面右上角，背面左上角。

3.填写归档文件目录：卷内文件目录均用计算机打印随案卷装订，目录中填写类别、编号、页号、负责人、复核人、日期等。

4.填写卷内备考表：包括卷内文件的缺损、修改、补充、移出、销毁等情况的说明；立卷人姓名、年月日、完成立卷的日期。

5.装订案卷：将案卷按卷内文件目录、文件、备考表的顺序装订在统一的卷皮内，装订要整齐、不掉页、不倒页、不压字，用线绳装订。

6．编写归档号：将装订好的案卷按其保管期限和重要程度进行分类排列，依次编写归档号（永久一个顺序，定期一个顺序）。

7．填写案卷封皮：书写清楚，字迹工整。

审计组组长确定的立卷人应当及时收集审计项目的文件材料，在审计项目终结后按立卷程序归类整理，按照有关规定进行编目和装订，由审计部门档案机构或者办理移交手续。

第十六条 公司审计部统一组织多个派出审计机构的审计组共同实施一个审计项目，由公司审计部负责组织确定文件材料归档工作。

第十七条 审计档案的保管期限根据审计项目涉及的金额、性质、社会影响等因素划定为永久、定期两种，定期分为30年、10年。审计档案的保管期限自归档年度开始计算。

（一）永久保管的档案，是指特别重大的审计事项、第一次涉及的审计领域等具有突出代表意义的审计事项档案。（主要指离任审计报告、初次涉及的审计领域的报告等）

（二）保管30年的档案，是指重要审计事项、查考价值较大的档案。（主要指年度经济责任审计、重大廉政调查报告等）

（三）保管10年的档案，是指一般性审计事项的档案。（主要指例行性，日常性的专项审计）

第十八条 审计文件材料的归档时间应当在该审计项目终结后的5个月内，不得迟于次年6月底。

第六章 档案的保密制度

第十九条 公司审计部根据审计工作保密事项范围和有关主管部门保密事项范围的规定确定密级和保密期限。凡未标明保密期限的，按照绝密级30年、机密级20年、秘密级10年认定。

第二十条 审计档案的密级及其保密期限，按卷内文件的最高密级及其保密期限确定，由审计业务部门主管领导作出标识。审计档案保密期限届满，即自行解密。因工作需要提前或者推迟解密的，由审计部向公司董事会申请办理。

第七章 档案的鉴定、销毁

第二十一条 审计部定期组织对已超过保管期限的档案进行鉴定、销毁。鉴定工作由档案管理部门和审计部共同负责，组织有关人员成立鉴定小组对旧档案进行审查、鉴定。鉴定工作结束后，应写出鉴定报告，对确无保存价值的档案进行登记造册，经主管领导批准后方可销毁。

第二十二条 销毁档案应指定专门的监销人，以防止档案的遗失和泄密。监销人要在销毁档案清册上签字。

第八章 电子档案管理

第二十三条 对于电子形式的审计档案，要求进行信息化归档，按照立卷程序进行编号，以项目为单位进行加密打包，将相关档案传送至公司信息审计小组进行统一刻盘归档并交存至档案室。

第二十四条 审计项目组组长在条件允许的情况下要安排组织审计档案的电子化工作，减少纸介底稿的归档。

第八章 审计档案借阅

第二十五条 借阅审计档案，仅限定在审计内部。审计部以外的单位有特殊情况需要查阅、复制审计档案或者要求出具审计档案证明的，须经审计部主管领导审批。借阅流程见附件。

第二十六条 本办法由公司审计部负责解释。

第二十七条 本办法自2014年5月1日起施行。

附件1：特变电工审计归档文件目录

特变电工经营业绩审计项目归档文件目录

项目组长：

被审单位：

归档人：

日期：

类别

编号

名称

页号

负责人

复核人

日期

备注

结论类

1-1000

审计报告

1-1001

报告附注

1-2000

审计建议书

2-2001

整改计划书

1-3000

领导批示

1-4000

会议纪要

1-5000

被审单位意见书

1-6000

审计说明书

1-7000

……

证明类

2-0001

被审计单位承诺书

2-0002

审计数据表

2-0003

利润调整表

2-0003-01

核增证明文件

2-0003-01-01

委派审计人员薪资汇总表

……

2-0003-02

核减证明文件

2-0003-02-01

存货减值计提表

……

2-1000

资产类底稿

2-1100

其他金融资产

2-1110

货币资金

2-1120

其他金融资产

2-1130

应收票据

2-1140

应收账款

2-1150

预付账款

2-1160

其他应收账款

2-1170

持有至到期投资

2-1180

长期股权投资

……

2-1200

其他资产

2-1210

固定资产

2-1220

在建工程

2-1230

投资性房地产

2-1240

工程物资

……

2-2000

负债类底稿

……

2-3000

权益类底稿

……

2-4000

损益类底稿

……

立项类

3-1000

公司领导指令性文件

3-2000

举报材料

3-3000

调查了解记录

3-4000

审计实施方案

3-5000

审计通知书

……

备查类

4-1000

整改情况

……

说明：实际底稿编号参照上述规则编序。

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