2019组织生活会程序【会议组织程序x】

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先连的

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Because health matters

?介绍

?目的

?目标

?时间安排

-会前

-会中

_ 会后

?结束语/关键信息

学术会议的召开，将使你直接面对你的目标听众。“专业而重 要的学术会议将反应公司品质，并会给客户留下一个良好的公司形 象。”观念的建立是成功之本。公司开展学术会议主要是想加强和 建立客户关系。

公司举行学术会议的几个基本原因是:

?加强与现有客户的关系

?与新的目标客户建立关系

?提升公司形象

?教育，通告

?上市新产品

学术会议一定是高质量，富有创造性的，并有很好的计划和执行的 过程。因此，我们的主要工作目标是对每一个学术会议坚持高标准的执 行工作。

对会议制定明确的标准

保持各参与部门间的有效沟通

评估会议的成功

建立报告系统

跟进每一个行动计划

对所有的资料建立清晰的品牌模式

学术会议可以是不同形式，科内会，院内会和大型学术推广 会。不同形式会有不同时间长度。但是，会议大纲完全相同，可 以分为三部分：

?会前准备工作 ?会议的执行

会后的跟进工作

此培训主要侧重于医药研讨会的组织方面，但同时也可借鉴用 于其它形式的会议中.

会前准备工作

5周

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?剖定祕篡 ?会议组或中请老 ?友送邀诸信及日稷安幷

? 制定市场计划 ? 确龙目标

?申请表的谗交 ?制匡第络

赛设备斛单

iftai与市需的联络并确认

大会主耶和讲考是否有土

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Tuesday. August 19, 2003

会后跟进工作

1周

-2周

?遼请函

?遼请函

告

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?更料的准备

?与讲者一起回顾演 讲幻灯片

? 孜电客户

?会议前的组织工作

?讲者/大会主席

?相关表格

议程/邀请

议程/邀请

?被邀请者

?常规组织工作

准备工作

?乞前组织工作

/预算：会议预算申请

?它是什么？是财务申请

?目的： 市场总监同意预算费用

?使用： 由市场经理填写，通过市场总监批准并在每月25

日前递交至财务部。

/目标/任务/策略/关键信息/目标听众 ffi

?确定清晰的目标和任务对于会议的核心主题的制定是非常必要的

?要使客户头脑中留下深刻的产品关键信息

?根据会议的主题进一步选择听众

/主题

?会议主题可以针对某一特殊的观念为客户提供相关信息，这样可以满 足与会听众的需要。

讲者/大会主席

/选择

?讲者及大会主席的选择将根据你想要传递给客户什么样的 信息而定。市场部将负责挑选并邀请合适的讲者和大会主 席参加会议。

/时间的确定

?确定讲者和大会主席后，市场部必须将他们的名 单通知 销售队伍，并请相关销售人员及时与讲者 及大会主席取 得联络并确定他们能按时出席会议。

-5 :相关表格1

/月度会议表新

?它是什么？它是总结文档

?目的：它包括所有月度内发生的会议的基本信息

?使用方法：每月1日经品牌经理填写后，交至市 场总监批准

/会议费用申请+会议预算申请

?它是什么？它是费用使用详细表格

?目的：是财务方面需要的费用明细表

?使用方法：市场部申请好后交至销售部

?

? -4 :被邀请者

?

? - 5 :相关表格2

/会议组织表新

?它是什么？它是内部明细表

?目的：为销售部写明市场部的要求，可提高双方服务的有 效沟通，也是向市场总监通报会议详细内容的渠道，并非 作财务报表用（目标，任务，主题，。。）

?使用方法：市场部将他们的详细要求填好并经市场总监批 准后，给销售部并听取销售部的意见。

/会议地点申请表新

?它是什么？会议地点详细说明表

?目的：写明对会议地点的邀请避免会议当天出现纽:漏

?使用方法：根据市场部的要求由销售部填好，再传真至协 议会议地点联络处

/来宾名单新

?来宾名单将根据市场部制定的目标听众的标准进一步调整, 并及时回收已接受邀请函医生填写的回执

?最后，当所有来宾名单都已确定后，销售部必须将所有的 来宾名单交至市场部，以使他们承认所有被邀请者是符合 标准的

现在着手的数据收集工作应该在一年内完成?此数据包含医生的 多项在逐步完善的个人信息.

我们应该做?

?根据特定产品选择特定听众，进一步完善我们的数据，确定相关 听众

?调查参加者

? 了解某人经常参加某种会议纪要

?通知市场部哪些人经常参加会议

*-4/3 :议程/邀请函

/议程安排

?市场部必须在会议申请表一经批准后就制定出会议时间安排的大 纲。这一点是建立在会议的目标和任务都已明确的前题下。为确 保会议的成功，应预留参会者与主会人之间的互动时间及会间休 息时间

/发邀请

?每一个产品将拥有各自统一标准的邀请函模板（信封和信纸）

?销售部将根据模板的形式负责打印邀请函及议程

?邀请函是在会议召开前4?3周送至参会医生

邀请函和议程一起发送

?

? - 1/2 :彼邀请者

/提示

?会议开始前1-2周，销售人员亲自将会议 邀请函送至参会医生处

?会议前一天，医药代表致电参会医生，再 次提醒客户准时参会

?

? - I :基北组织工作

/会前准备工作

?所有Sanofi员工必须佩戴名牌方便客户及时认出

/幻灯片

?应为讲者和大会主席准备公司模板制作演讲幻灯 片

?演讲前市场部必须安排时间与讲者回顾所要演讲 的幻灯片内容

?为参会医生准备幻灯片讲义

?会议室的准备

?接待

?演讲 ?结束

□ 0000

□ 0000

/桌椅的准备重要

?桌椅的码放要依据方便医生与医药代表沟通的原则

会议室安置可选择如下几种：

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/横幅/海报重要

?每个大区将得到同样数量的己更新的推广设备及 工具

每个大区可以使用以下设备及工具装饰会议地鼠

—酒店的入口可以指引会议室的X展架 会议室入口处两侧安置易拉得或X展架 海报贴在会议室门上（两扇各一张） 海报同时要贴在会议室的几面窗子上

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X展架

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屏幕

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演讲台

X展架

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签到处I

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/资料赴

使用最新的成套资料

每个医生的桌前需摆放：

装有所有相关文件的文件夹

产品最新的小册子

? 大会演讲讲义

带有公司标识的一只铅笔或一只钢笔

带有公司标识抬头的信纸（各产品都拥有自己的标识的信纸

如下所示:

/设备安装（影音，灯光）

?在安装设备时请你确保有一个级别高的兼容性强 的电子设备重要

/任务清单/确认表

?确认每一项事宜都已按计划完成。这个表格可以 清楚列出每个人的责任分工新

/品牌经理/讲者的到达时间重要

?品牌经理或讲者应提前到达以便做好充足的准备工作迎接参会医生（至 少应提前1一2小时到达会场）

/会场入口处服务人员 重要

?我们的一位同事必须在酒店入口处指引参会医生进入会场

/签到处

? 一至两人负责在此处签到工作

/宾客的到达

?每一位医药代表不仅应照顾好自己的刚到场的客户，而且要与他们一起 讨论产品相关的问题。

/公司和产品的录像播放新

?在会议开始时提供公司和产品的信息可以吸引听众的注意，所以在开始 演讲前可以播放10-15分钟有关产品和公司的录像

演讲时间长度：除了休息每个小时最多45分餅

?为避免医生感觉枯燥

休息时间应10-15分钟（应提供点心和饮料）

演讲的总长度不应超过2小时

?简短的演讲可以方便医生记忆主要信息

会议的互动环节可以鼓励医生参加使会议气氛更活泼（根 据会议的类型决定）

?可以使会议气氛更活泼

结束语（重要观点的总结）

?结束时要回到会议主要议题上，这样可以给参会医生留下更清晰 的信息内容

答疑

致谢

在会议结束前应提供答疑时间以评估他们的满意度?确保客 户已填妥，以备你完成月度统计表，并将此结果请反馈给 秘书以完成奖金的计算

/礼品重要

?当客户填完问卷后，给客户发放礼品.（这可以使他们顺利 完成表格的填写并避免在演讲开始时迟到参会者分散其他 人的注意）

员工反馈/医生反馈重要

?通过在会议期间及演讲后与客户的讨论可以观察客户的反应

感谢信/跟进（幻灯片CD）重要

?噩綺麗稱嶠放入礼品袋或在会后跟进时直接送给医生'

总结报告（讲者，大会主席，目标，主题，参会人员）

?根据参会人的反馈完成一份一页的报告

会议费用报告

?会后填写财务报账表

评估新

? 了解政策的影响，进行针对销售代表的调查

所有市场部的新员工或新销售人员都必须接受并认 可此项本公司的会议组织流程培训.

此项培训可以告诉你一些活动组织的基本知识，增加

你在此领域的专业性和创造性.

此版本的标准操作程序可以在X:\Public\sop上任意

参阅.

/目标：

?为更简便的组织国内会议，应执行全国统一操作标准

/为什么？

?因为这样可以是每个会议都给客户留下一个清晰的公司 形象

/如何做？

?为每个区域制定一个培训计划

?所有新加入公司的职员必须接受培训并同意关于会议管 理的方法

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